[한국목재신문=이지민 기자] 최근 코로나 19 확산으로 국내 기업 전반의 정상적인 경영 활동에도 제동이 생겼다. 다양한 이유로 정상적인 근무 환경에 제약이 있어 많은 기업들의 재택근무를 시행하고 있다. 이미 회사 내 협업 도구가 구축되어 있던 기업들은 비상 재택근무 체제에도 큰 업무 공백 없이 원활한 소통을 이어가지만 재택근무 시행 경험이 부족한 기업들은 명확한 업무 보고의 기준이 없어 소통이 마비되거나, 과도하게 업무를 감시하는 수준에 이르는 등의 혼선을 겪고 있다고 한다.

재택근무를 돕는 ‘업무용 협업툴’에 대한 관심이 증가 했다. 협업툴 플로우 교육팀에 따르면 “최근 코로나 19 사태로 플로우 신규 도입 문의가 2배 정도 늘었다. 특히 협업툴을 활용한 재택근무를 시행 요령에 대해 문의가 많아서 최근에는 유튜브 라이브 교육으로 실시간 방송을 진행했다.”라고 밝혔다.

이학준 마드라스체크㈜ 대표는 “재택근무 경험이 한번도 없는 조직에서 갑작스러운 재택근무를 시행한다면 회사와 직원들 모두 우왕좌왕 할 수 있다. 때문에 재택근무 기간 동안 지켜야하는 규정을 ‘매뉴얼’로 형태로 제공하는 것이 좋다.”고 했다. 이어 “최적화된 재택근무 실천방법을 몰라서 난감해하고 있는 기업들이 있다면 본 메뉴얼이 많은 도움이 되길 바란다.” 라고 전했다. 

협업툴 플로우는 지난 2015년 출시 이후 매년 300% 넘는 성장세를 보이며 국내 협업툴 시장의 중심으로 자리 잡았다. 주요 고객사인 "현대자동차, 기아자동차, JTBC, 메가박스” 등 을 포함한 11만 고객사를 확보하고 있다. 플로우 고객지원팀은 “최근 코로나 19 확산으로 비상 재택근무를 시행하는 고객사가 증가했다. 고객사들의 원활한 재택근무 시행을 돕기 위해 협업툴 플로우를 활용한 ‘재택근무 수칙7’과 ‘재택근무 매뉴얼’을 제공했다.”고 밝혔다.

위 7가지 수칙을 토대로 제작된 ‘재택근무 매뉴얼’ 은 각자 조직의 특성에 맞게 수정해서 사용 할 있도록 엑셀 형태의 파일로 제공했다. 현재 3월 19일 기준 다운로드 3,000건을 넘었다고 한다. 

자세한 내용을 협업툴 플로우 공식 블로그를 통해 확인 할 수 있다.

협업툴 플로우, 고객사를 위한 ‘재택근무 매뉴얼(재택근무 수칙 7가지)’ 제공

1. 정직하게 업무시간 지키기 (출/퇴근 인증)

업무시간을 준수하는 것은 매우 기본적인 사항이다. 그러나 직원들의 업무 시간을 100% 통제하는 것은 사실상 불가능하다. 때문에 전사적으로 '매일 아침 다함께 출근 시간 인증하기' 를 약속으로 정하고, 공식적인 업무 시작을 함께하는 분위기를 만드는 것이 많은 도움이 된다.

2. 명확한 업무 프로세스 준수 (마감일/담당자)

관리자들은 업무의 경중도 및 위급도의 따라 최소한의 업무가 돌아가는데 무리가 없도록 팀원들의 업무 일정을 관리해야 한다. 플로우에서는 모든 업무의 [마감일/담당자]가 명확하게 지정되어 있다. ‘마감일/담당자’ 지정 만으로도 놀랍도록 직원들의 업무 집중도가 높아 질 것이다. 

3. 오늘의 할 일! 계획하에 진행하기

출근과 동시에 ‘오늘 무슨 업무를 해야 하지?’ 라는 질문을 했을 때3초안에 업무 리스트를 파악을 할 수 있으면 성공적이다. 플로우 ‘업무 리스트 자동화’ 기능으로 오늘까지 내가 마감해야 하는 업무를 미리 파악 할 수 있다. 오늘까지 완료되지 못한 특이사항은 발생한다면 요청자에게 반드시 히스토리를 공유한다.

4. 더 자주 공유하고, 피드백하기

시•공간의 제약을 최소화하기위해 업무 시간에는 가급적 자리를 비우지 않고 처리된 업무를 빠르게 공유한다. 플로우는 실시간으로 처리된 업무는 자동으로 담당자에게 알람이 간다. 때문에 번거로운 보고 절차 없이 투명하게 전 직원의 업무 처리 상태를 파악 할 수 있다. 

5. 긴급 이슈 발생 시 빠르게 대응하기

긴급한 이슈 발생 시 비언어 커뮤니케이션이 전화 or 화상 회의 도구(구글 Meet, 스카이프 등..)를 적극 활용하여 빠르게 대응한다. 각 팀별로 가장 최적화된 화상 회의 도구 선택하여 미리 테스트 해 보는 것을 권장한다.

6. 자택에서도 보안지침은 철저히!

회사의 자료와 업무는 지정된 협업툴(플로우)로만 공유하고 외부로 유출되지 않도록 엄격히 관리한다. 혹 자택이 아닌 경우 협업툴(플로우) 로그아웃을 철저히 한다. 혹시 보안이 걱정되는 경우 플로우 ‘계정 접속 기기 관리’에서 체크할 수 있다.

7. ‘위기’를 분‘위기’로 함께 극복하기

갑작스러운 사태로 근무환경에 제약이 있지만 이럴 때 일수록 위기를 함께 극복할 수 있다는 긍정적인 마음가짐이 가장 필요한 시기인 것 같다. 업무시간 外 외출 자제 및 개인 위생관리에 만전을 기하는게 좋다.