지난 2023년 3월, 중국은 아포스티유 협약에 가입했다. 이로 인해, 동년 11월 7일부터 중국과 타 아포스티유 협약국 간 인증 절차가 기존의 ‘영사 확인’ 대신 ‘아포스티유 인증’으로 변경되었다.

그전까지 한국을 비롯한 아포스티유 협약국들이 중국에 서류를 제출하기 위해서는, 각국 담당부서를 통해 영사확인을 받은 뒤 주한 중국대사관의 인증을 받는 번거로운 과정을 거쳐야만 했다.

그러나 이제는 협약국의 담당 기관을 통해 아포스티유 인증을 받기만 하면, 간단하게 중국에 서류를 제출할 수 있다. 한국의 아포스티유 발급 기관은 외교부(재외동포청) 및 법무부가 있다.

중국 또한 자국의 공문서를 다른 아포스티유 협약국에 제출하는 경우, 담당기관인 ‘외사판공실’에서 아포스티유 인증을 받을 수 있다. 중국 현지에서는 아포스티유를 ‘부가증명서’라고 칭하기도 한다.

한국에서는 주로 기업들이 중국 시장에 진출하는 과정에서 필요한 서류들에 아포스티유 인증을 받는 경우가 많다. 주로 대상이 되는 서류로는 수권서, 법인등기부등본, 주주명부, 법인정관, 대표자여권, 법정대표인신분증명서, 사업자등록증, 상표등록증，자유판매증명서(CFS)가 있다.

개인들의 경우, 중국 현지 교육기관 입학, 중국 법인 신규 채용자의 취업비자(Z비자) 발급 목적으로 자신의 학력증명서류, 범죄경력증명서, 경력증명서에 아포스티유 인증을 준비하는 경우가 주를 이룬다.

중국 현지 서류에 아포스티유 인증이 필요한 사례로는, 중국에서 취득한 학력을 다른 국가 기관, 또는 기업에 입증하고자 하거나, 다른 국가 비자 발급을 위해 무범죄증명서(无犯罪记录证明)를 준비하는 상황 등이 있다.

비록 한국-중국 간 공문서 인증 과정이 간략화 되기는 했지만, 아포스티유 관련 기관들은 여전히 업무를 영업시간에만 진행하기 때문에, 직접 인증을 처리하는 경우 따로 시간과 노력을 투입해야 하는 번거로움이 있다.

한국통합민원센터(후엠아이글로벌 주식회사)의 강려 팀장은 “중국이 아포스티유 협약국으로 변경되면서 서류 인증 절차가 간소화된 덕에, 대행 서비스 관련 문의를 주시는 분들이 많이 늘어났다”고 밝혔다.

이어 “정부가 발급한 공문서는 바로 아포스티유 인증이 가능하지만, 현지 법인 계약에 관련된 계약서, 위임장 등은 별도 공증이 필요하고, 절차 오류 등으로 서류가 반려되는 경우 현지 시장 진출에 문제가 생길 수 있다. 그런 위험 부담을 덜고자 대행을 맡기시는 분들이 최근 늘어나고 있다”고 덧붙였다.

한편, 한국통합민원센터(후엠아이글로벌 주식회사)는 복잡한 인증 절차를 고객이 전화 한 통화로 해결할 수 있도록 도와주는 글로벌 민원서류 컨시어지 서비스를 제공 중이다.